Professionelle WEG-Verwaltung
H.E.A.V.E.N. Hausverwaltung
Die H.E.A.V.E.N. Hausverwaltung bietet eine fundierte und werteorientierte Betreuung von Eigentümergemeinschaften. Unsere kaufmännischen Aufgaben umfassen die präzise Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen, lückenlose Abrechnungen inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung sowie die ordnungsgemäße Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge.
Wir verantworten das Inkasso, die Liquidationsplanung und die Wirtschaftlichkeit der Immobilie, stets verbunden mit einer transparenten Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern. Dies beinhaltet die Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, die Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen sowie die Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug.
Wir führen die Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten, veranlassen die Heizkostenabrechnungen und kümmern uns um die Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen. Zudem regeln wir sämtliche Personalangelegenheiten von Angestellten der WEG (wie Hausmeister oder Müllbeauftragte), inklusive Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer und Sozialabgaben sowie Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Auch das Mitwirken bei Wohnungsverkäufen gehört zu unserem Standard.
Im Bereich der technischen Aufgaben sichern wir den Substanzerhalt durch die Überwachung von Objekten mittels regelmäßiger Begehungen und die Erfassung von Verbrauchswerten. Wir übernehmen die Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, inklusive Ausschreibungen, Auftragsvergabe und Mängelrügen unter Wahrung aller Gewährleistungsansprüche.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, einschließlich TÜV-Kontrollen, Brandschutz und der Beachtung technischer Verordnungen für Heizanlagen oder Fahrstuhleinrichtungen. Wir veranlassen die Schadensbeseitigung durch Handwerker, erstellen Schadensmeldungen gegenüber Versicherungen, führen die Versicherungsabrechnung durch und koordinieren die Einweisung von Handwerkern, die Schlüsselbestellung sowie die Beauftragung von Sachverständigen zur Entwicklung nachhaltiger Nutzungskonzepte.
Unsere rechtlichen Aufgaben umfassen die rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft unter strikter Beachtung aller Rahmenbedingungen wie WEG, BGB und Betriebssicherheitsverordnung. Wir führen Verhandlungen mit Ämtern, beschaffen öffentlich-rechtliche Genehmigungen und prüfen Wartungsverträge. Bei Bedarf leiten wir Klagen bei Zahlungsrückstand ein und wirken bei Gerichtsterminen und Beschlussanfechtungen mit, stets in enger Abstimmung mit Anwälten und unter Berücksichtigung von Rechtsdienstleistungen nach §5 RDG.
Die organisatorischen Aufgaben runden unser Profil ab: Wir führen die Korrespondenz mit Eigentümern, verantworten die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung inklusive Tagesordnung, Protokoll und Beschlussniederschriften und führen die Beschlusssammlung. Wir achten auf die Einhaltung der Hausordnung, erstellen Rundschreiben, leiten das Beschwerdemanagement und entwickeln Maßnahmen zur Fristenwahrung, um Rechtsnachteile für die Gemeinschaft konsequent zu vermeiden.